LOCATION: TUTTE LE DOMANDE DA FARE DURANTE IL SOPRALLUOGO! ANCHE QUELLE SCOMODE CHE NESSUNO VI DICE!

Buongiorno ragazze,

Oggi voglio trattare insieme a voi il tema della scelta della location e tutto (o quasi) quello che dovete chiedere durante l’appuntamento, onde evitare brutte sorprese.


Perché è vero che la location è uno degli elementi fondamentali dell’organizzazione di un matrimonio.

Ovviamente, la scelta dipende anche dalla disponibilità della struttura per quanto riguarda la vostra data, quindi deve essere una delle prime cose da decidere.


Vediamo quindi insieme tutte le domande, anche quelle scomode, da fare durante il vostro sopralluogo in location.



Nel valutare la location, la prima caratteristica di cui tenere conto è la posizione geografica e l’accessibilità. Deve essere comunque di facile accesso e raggiungibile senza problemi.


Importante è ridurre la distanza tra il luogo della cerimonia e quello del ricevimento.

C'è chi preferisce fare sia cerimonia che ricevimento direttamente in location. In questo caso, dovete verificare direttamente con chi la gestisce, che sia presente una cappella consacrata se volete celebrare il rito religioso. Se invece optate per un rito civile o simbolico, informatevi se è permesso svolgerlo in location, dal momento che non tutti offrono questa possibilità.


Considerando che ci sarà sempre qualche invitato “fuori sede”, informatevi sulla presenza di hotel nelle vicinanze dove questi possano passare la notte.

Cercate di capire se possibile concordare un prezzo speciale per i vostri ospiti, magari appoggiandovi a delle convenzioni che la stessa location potrebbe avere.


Valutate quando è grande lo spazio che state scegliendo.

Di quante sale dispone? C’è un giardino?

Valutate se gli spazi esterni possono essere utilizzati per alcune fasi del ricevimento, come ad esempio aperitivo di benvenuto oppure taglio della torta.

Se avrete al seguito ospiti anziani, disabili o bambini in passeggino, è bene che verifichiate anche la facilità di accesso per loro.

Se avete previsto di svolgere tutto o buona parte del ricevimento negli spazi esterni, valutate bene la presenza di spazi alternativi, da sfruttare in caso di maltempo. SEMPRE AVERE UN PIANO B!


Verificate anche che la location vi garantisca l’esclusiva sulla data, ossia che nel giorno che avete scelto, avrete la location totalmente a disposizione e non si svolgerà nessun altro evento eccetto il vostro. Non date questo aspetto per scontato in quanto non tutte le location garantiscono l’esclusiva.

In caso quest’ultima non sia garantita e per voi questo non rappresenti un problema, verificate bene quali saranno gli spazi a voi adibiti e soprattutto che questi vi offrano un’adeguata privacy.



E' previsto un servizio di cucina interna o in alternativa ci sono eventuali convenzioni con servizi di catering?

È un aspetto importante da valutare, anche in termini di gestione del budget.


Qual è il numero minimo e massimo di invitati?

Se il numero massimo è abbastanza scontato che ci sia in ogni location, dovete sapere che molte, anche in funzione degli ampi spazi a disposizione, non accettano prenotazioni sotto un dato numero di invitati.


E se gli invitati non si presentano cosa succede?

È utile sapere se c’è la possibilità di recuperare la quota di chi disdice la propria presenza all’ultimo minuto.

Con quanto anticipo devono essere confermati gli invitati?

Informazione fondamentale anche per voi per stilare la lista dei partecipanti in tempo utile e senza ridurvi all’ultimo minuto. (A questo proposito vi rimando all’articolo sul blog dedicato a come organizzare i tavoli del ricevimento). Inoltre, è bene affidarsi ad una location che non abbia delle policy in questo senso che siano esageratamente rigide, anche se tendenzialmente, il tempo medio richiesto è dai 5 ai 2 giorni prima dell’evento.



Qual è il rapporto camerieri/ ospiti?

Non vorrete certo ritrovarvi con troppi camerieri, pagati anche inutilmente se avete uno sparuto numero di ospiti. O viceversa, troppo poco personale di sala, che non riesce a seguire adeguatamente i vostri invitati.

Un buon rapporto per un classico ricevimento placée è 1/10 (quindi 1 cameriere ogni 10 invitati)


Ci sono fornitori imposti?

È bene sapere che alcune location lavorano in esclusiva con alcuni fornitori, ad esempio catering o fiorista o anche wedding planner. Io personalmente sono contraria a questo tipo di servizio “obbligato” ma de gustibus...


C'è un orario massimo entro cui deve terminare il ricevimento?

Certo magari avete in mente di festeggiare tutta notte ma la location vi impone di fare come Cenerentola, mezzanotte e tutti a casa. Valutate bene e scegliete quella che vi propone un giusto compromesso.


Ci sono camere disponibili per gli sposi o gli ospiti?

Come dicevamo prima, magari alcuni ospiti vengono da lontano o semplicemente preferiscono godersi del tutto la festa, riposare in albergo e ripartire la mattina seguente.

Lo stesso vale per voi sposi che magari al mattino successivo dovete partire per la luna di miele.

O semplicemente desiderate una camera d’appoggio durante il corso della giornata, dove potervi ritirare per riposare qualche minuto in disparte o per cambiarvi d’abito, rinfrescare il trucco e così via.


Come funziona per gli extra?

Informatevi bene (e soprattutto fatelo inserire in modo dettagliato nel contratto) su cosa è incluso nel costo della location.




Ad esempio l’open bar. Non è sempre incluso, o se lo è, è soggetto a particolari condizioni.

Decisamente meglio conoscerle bene prima di trovarvi davanti a imprevisti spiacevoli.


Chiedete anche se la decorazione della sala è inclusa, se se ne occupa lo staff interno o se dovete chiedere un servizio a parte. Inoltre, se il servizio è incluso, è fondamentale sapere se è personalizzabile.












Se volete fare uno spettacolo pirotecnico o simile, ad esempio, durante il taglio della torta o quando state per lasciare la location, vi consiglio di verificare se è possibile. Infatti, per questioni di sicurezza non tutte le location lo consentono.










Quanto costa?

Parlate di soldi.

Sì, lo so che c’è una specie di taboo su queste cose e non mi spiego il perché, dal momento che state investendo dei soldi, e nemmeno pochi, e quindi è più che lecito chiedere tutte le informazioni del caso!

Nonostante questo, chiedete bene come funziona per quanto riguarda la caparra, l’acconto e il saldo. Mi raccomando! Non fate i timidi!

Poi, se posso darvi un consiglio, informatevi bene anche sulle policy in caso di cancellazione.

Con questo Coronavirus purtroppo meglio prevenire che curare. E spassionato consiglio personale: sottoscrivete un’assicurazione sul matrimonio (vedi il nostro articolo dedicato sul blog).

Spero queste informazioni siano state utili.

Se avete bisogno di chiarimenti o di una consulenza non esitate a contattarmi!

Vi ricordo che la prima consulenza è SEMPRE gratuita!

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